普段の会話や仕事でよく使う「コミュニケーションを取る」と「図る」。意識せずに使い分けている人も多いですよね。
でも実は、この2つを適切に使い分けることで、信頼関係が深まったり、情報共有がスムーズになったりするんです。例えば、会話の中で意図が伝わらなかったり、仕事の進みが悪かったりした経験はありませんか？ そんなときは、状況に合わせて言葉を使い分けるのが大事。
普段の何気ないやり取りなら「取る」を使うのが自然ですが、ビジネスの場で戦略的に意思疎通を図るときは「図る」を使うのが効果的です。これを意識するだけで、誤解を防ぎ、円滑なやり取りができるようになりますよ。
この記事では、この2つの違いと使い分けのポイント、より効果的に活用するコツを詳しく解説していきます！
「コミュニケーションを図る」とは？
まず、「コミュニケーションを図る」という言い回しについて説明します。
計画的に意思疎通を進めること
「コミュニケーションを図る」とは、ただ会話をするのではなく、相手との意思疎通や情報共有をしっかり計画し、スムーズに進めることを指します。単なるやり取りではなく、「相手が何を求めているのか」「どう伝えれば理解しやすいか」を事前に考えたうえで進めるイメージです。
つまり、目的やゴールをはっきりさせ、そのために最適な手段を選んでコミュニケーションの場を整えること。こうすることで、より建設的で実りのある対話ができるようになります。
具体的な例
- 会議の準備
事前に議題を共有し、意見が出やすい環境を整える。 - チームのブレスト
自由にアイデアを出せる場を作り、活発な議論を促す。 - プロジェクトの進行管理
定期的なミーティングを設定し、進捗や課題を明確にする。
こうした工夫をすることで、無駄なすれ違いを防ぎ、スムーズな連携が可能になります。
「コミュニケーションを取る」とは？
「コミュニケーションを取る」について説明します。
相手とやり取りをすること
「コミュニケーションを取る」は、単純に相手と話をしたり、情報を交換したりすることを指します。例えば、友達との雑談や、仕事のちょっとしたやり取りなど、特に準備をせず自然に発生する会話がこれに当たります。
計画的に進める「図る」と違い、もっと気軽なコミュニケーションが特徴です。
具体的な例
- 同僚と短時間で業務の進捗を確認する。
- ランチの雑談で職場の雰囲気を和ませる。
- クライアントと電話で納品日時を調整する。
- 家族とその日の出来事を話し合う。
こうした日常的なやり取りをスムーズに行うことで、信頼関係を築いたり、業務を円滑に進めたりすることができます。
仕事でのコミュニケーションの重要性
職場では、「コミュニケーションを取る」ことが仕事をスムーズに進める基本になります。例えば、上司の指示を正しく理解したり、同僚と意見を交わしたりすることで、認識のズレを防ぐことができます。
また、「コミュニケーションを図る」ことで、会議やプロジェクトの進行がスムーズになり、チーム全体の連携が強まります。計画的なやり取りができる職場ほど、作業の効率が上がり、成果につながりやすくなるんです。
つまり、状況に応じて「取る」と「図る」を上手に使い分けることが、円滑なコミュニケーションのカギになります！
「コミュニケーションを図る」と「コミュニケーションを取る」の違い
では、コミュニケーションを「図る」と「取る」の違いについて説明します。
言葉の使い分け
- 図る
計画的・戦略的にコミュニケーションを進めるときに使う言葉。特に、目的が明確な場面や、しっかりとした構成が必要な場面に適しています。例えば、大規模な会議やプロジェクトの運営では、「どう伝えるか」「どう進めるか」を事前に考えて進めることが求められるため、「図る」がぴったりです。 - 取る
日常的な会話や気軽なやり取りに使われる言葉。例えば、ちょっとした業務報告や雑談、相手の意見を素直に聞く場面など、特に計画を立てる必要がない場合に使います。結果をコントロールするというよりは、自然なやり取りを交わすイメージですね。
使い分けの具体例
- 「図る」を使う場面
- プロジェクトの進捗管理や課題解決の場で、会議を開いて意見を集めるとき
- 相手の意見をしっかり整理しながら、方針を決めるとき
- 交渉やプレゼンで、相手の理解を得るために戦略的に進めるとき
- 「取る」を使う場面
- 家族や友人との何気ない会話
- 仕事の休憩中にちょっとした雑談をする場面
- クライアントと電話やメールで簡単な確認をする場面
コミュニケーションをとることのメリット
「図る」と「取る」は、場面に応じて使い分けるのがポイントです。
- 計画的・戦略的に進めたいときは「図る」
- 気軽にやり取りするときは「取る」
この違いを意識するだけで、コミュニケーションの質がぐっと上がります。信頼関係を深め、情報共有をスムーズにし、チームの連携を強化するために、適切に使い分けていきましょう！
1. 信頼関係が深まる
適切なコミュニケーションが取れると、相手との信頼が自然と生まれます。例えば、問題が発生したときもすぐに話し合い、解決策を一緒に考えることで、より良い関係を築くことができます。
また、普段の会話を通じて相手の価値観や考え方を理解できるようになり、気づかないうちに信頼が積み重なっていきます。こうした関係性は、仕事の協力体制を強化し、いざというときにお互いを支え合う力になります。
2. 情報の伝達がスムーズになる
情報を適切に共有することで、業務のミスやトラブルを減らし、チームワークが向上します。例えば、プロジェクトの進捗や優先順位をしっかり把握できると、作業のムダや重複を防ぐことができます。
また、情報を素早く共有することで、予想外のトラブルが起きたときにも早めに対策を打てるようになります。定期的なミーティングやオンラインツールを活用すれば、伝達ミスを防ぎ、チーム全体が最新の情報を把握しやすくなります。
3. チームの連携がスムーズになる
チーム内のコミュニケーションが円滑になると、全体のパフォーマンスが上がります。例えば、各メンバーが自分の役割や他のメンバーとの連携を理解することで、仕事の進め方がスムーズになり、無駄な手戻りが減ります。
また、意見を出しやすい環境が整えば、新しいアイデアや改善策が自然と生まれ、チームの成長にもつながります。日常的にコミュニケーションを取ることでモチベーションが維持され、結果的に組織全体の成果も向上するのです。
コミュニケーションをスムーズにするコツ
コミュニケーションをスムーズにするコツを紹介します。
相手の気持ちをしっかりキャッチする
相手の立場に立って考えることが大切です。相手の表情や仕草をよく観察し、言葉にしづらい気持ちや考えをくみ取るようにしましょう。
また、「この人は自分のことを分かってくれている」と感じてもらえると、安心感が生まれ、よりオープンに話しやすくなります。自然な共感を示すことで、会話の流れもスムーズになりますよ。
質問の仕方を工夫する
相手の本音や考えを引き出すには、オープンな質問をするのがコツ。「はい」か「いいえ」で終わる質問ではなく、「あなたはどう思う？」 や 「この件についてどう感じていますか？」 など、自由に意見を話せる形の質問を意識しましょう。
こうすることで、相手が自分の考えを深く整理しながら話せるようになり、より濃い対話が生まれます。
言葉の選び方がカギ
使う言葉ひとつで、伝わり方が大きく変わります。特に気をつけたいのが、ポジティブな表現を心がけること。
例えば、何かを指摘するときに、「それはダメだよ」 ではなく、「こうしたらもっと良くなるかもね！」 のように、前向きな言い方をすると相手も受け入れやすくなります。
また、専門用語やあいまいな言葉を避け、分かりやすく伝えることも大切です。こうした小さな工夫が、信頼関係を深め、スムーズなコミュニケーションにつながります。
もっと会話が弾む方法
さらに、会話を弾ませるコツについても紹介します。コミュニケーションを円滑にするには、こんなポイントを意識しよう！
✔ 相手の気持ちに寄り添い、表情や仕草も観察する
✔ オープンな質問で、相手の本音を引き出す
✔ ポジティブな言葉を選び、伝え方を工夫する
✔ 自分のことも適度に話し、信頼関係を深める
✔ 表情やリアクションを意識し、心地よい雰囲気を作る
✔ フィードバックを前向きに受け止め、成長につなげる
このちょっとした工夫を意識するだけで、ぐっと会話がスムーズになり、信頼関係も深まりますよ！
自分のことも適度に話す（自己開示）
相手との距離を縮めるには、自分のことも適度に話すことが効果的。ただし、話す内容やタイミングは重要です。
例えば、初対面でいきなりプライベートな話をしすぎると、相手が引いてしまうことも…。信頼関係を築きながら、少しずつお互いのことを共有するのがベストです。
そうすることで、相手も安心して自分のことを話しやすくなり、自然な関係性が築けます。
表情や仕草も大事！
言葉だけでなく、表情やアイコンタクト もコミュニケーションには欠かせません。
例えば、相手の話を聞きながら うなずく、笑顔を見せる、穏やかな表情を作ることで、相手は「ちゃんと聞いてくれている」と感じ、安心して話せるようになります。
逆に、無表情や目をそらす態度は、相手に冷たい印象を与えてしまうこともあるので要注意。
ちょっとした表情の工夫が、信頼関係を深める大きなポイントになります。
フィードバックを前向きに受け取る
相手からのアドバイスや意見を受け入れる姿勢も、良いコミュニケーションには欠かせません。
指摘を受けたときに、「そんなつもりじゃない」と反論するのではなく、「どこを改善すればいいかな？」 と前向きに受け止めることで、成長のチャンスになります。
例えば、上司からの指摘に対して、「ありがとうございます。次は気をつけます！」 と素直に受け止めることで、より良い関係が築けるはずです。
職場でのコミュニケーションが大事な理由
職場におけるコミュニケーションが重要と言われるのには、次のような理由があります。
チームワークと業務効率をアップするカギ
職場でのコミュニケーションがスムーズだと、仕事の効率がグッと上がります。例えば、会議や打ち合わせで情報共有がしっかりできていれば、各メンバーが「何をすべきか」「今どこまで進んでいるか」を把握しやすくなります。
これによって、タスクの優先順位がはっきりし、ムダな作業や重複を防ぐことができます。さらに、問題が発生したときも、すぐに話し合って対処できるので、業務の停滞を最小限に抑えられるのが大きなメリットです。
定期的なフィードバックが効果的！
信頼関係を築くには、日頃のやり取りがとても大切です。特に、定期的な報告やフィードバックを通じて、相手の意見を尊重し合うことがポイント。
例えば、進捗報告のときに「この結果になった理由」や「どう改善すればいいか」まで話し合うと、単なる報告ではなく、建設的なコミュニケーションが生まれます。こうした双方向のやり取りを続けることで、職場の雰囲気も良くなり、長期的な信頼関係が育まれます。
ツールを活用して、最新情報をみんなでチェック！
情報共有がスムーズにいけば、業務の透明性が上がり、チーム全体の作業効率がアップします。
例えば、プロジェクトの進捗や重要な決定事項をリアルタイムで更新できる 共有ドキュメント を作成すると、誰でも最新情報を確認できるようになります。また、 チャットツールやプロジェクト管理アプリ を使えば、意見交換や進捗確認がサクッとできて便利です。
このように、情報が整理されていれば、トラブルが発生したときにも原因を特定しやすく、迅速に対応できるのが大きなメリットです。
コミュニケーションが苦手な人のための対策
言葉に詰まるときの工夫
会話の中で「どう伝えればいいのかわからない」と感じたときは、具体的な例を挙げて話すのがコツです。
例えば、抽象的な説明をしようとして難しくなったら、「こういうケースってありますよね？」 と身近な事例を出すと、相手に伝わりやすくなります。日頃から例え話のレパートリーを増やしておくと、会話がスムーズになりますよ！
緊張する場面でのコツ
会議やプレゼンなど、緊張しやすい場面では、相手の反応をよく観察するのがポイント。
例えば、相手が 「どの部分に関心を持っているか」 や 「どこで困惑しているか」 を表情や仕草から読み取ることで、話し方や内容をその場で調整できます。
また、話の途中で一呼吸おいて「ここまで大丈夫ですか？」と確認しながら進めると、誤解が生まれにくくなります。
学ぶ & 実践するのが成長の近道！
- 本を読む
→ コミュニケーションに関する本を読むことで、理論を学べる - 講座に参加する
→ 実践的なスキルを身につけるのに最適 - ディスカッションの場を増やす
→ 実際に人と話す機会を増やして経験を積む
また、フィードバックを積極的に受けることで、自分の改善点が分かりやすくなり、スキルアップにつながります。
相手に良い印象を与えるコツ
ここで、相手に好印象を与えるコツを紹介します。
初対面の印象は「笑顔」と「アイコンタクト」で決まる
第一印象は 表情 で決まると言っても過言ではありません。明るい表情を意識するだけで、相手に安心感を与え、会話がスムーズになります。
例えば、握手をするときに笑顔を添えると、相手に親しみやすさが伝わります。逆に、無表情や真顔だと警戒されやすいので注意！
また、適度に アイコンタクト を取ることも大事。相手の目を見て話すことで、信頼感がグッと増します。
言葉の選び方で印象が変わる
ポジティブな表現を使うと、相手に前向きな印象を与えられます。
例えば、
❌「これ、すごく難しいですね…」
✅「これはやりがいがありますね！」
また、
❌「問題があります」
✅「一緒に解決策を考えましょう！」
このように、前向きな言葉に置き換えるだけで、相手が協力的になり、スムーズな会話につながります。
相手の意見を尊重する
相手の考えを否定せずに、まずは 「その視点は面白いですね！」 などの言葉で受け入れる姿勢を示すのが大事。
さらに、感謝の言葉を積極的に使うことで、相手に敬意が伝わり、信頼関係が深まります。特にビジネスの場では、何気ない一言が人間関係に大きく影響するので、丁寧で誠実な対応を心がけましょう。
【まとめ】「コミュニケーションを取る」と「図る」の違い
「コミュニケーションを図る」と「取る」は、場面によって使い分けるのが大事。
- 「図る」
→ 計画的に進めるとき（会議、プロジェクト管理など） - 「取る」
→ 日常の自然なやり取り（雑談、業務の軽い報告など）
この違いを意識するだけで、コミュニケーションの質がグッと上がります。
また、情報共有・信頼関係の構築・適切な言葉選び を意識することで、より円滑な対話ができ、職場のチームワークや生産性も向上します。
ちょっとした工夫を取り入れて、スムーズなコミュニケーションを目指しましょう！
